Aktiv kvalitetsstyrning leder till mer projektframgång!

Ah, så intelligent sagt!

Eller är det självklart? Är det?

Handen på hjärtat, hur ofta går du igenom hur ditt projekt presterar, själv eller tillsammans med en kvalitetsansvarig eller en extern expert? Och handen på hjärtat, i hur många av dina projekt gör du detta återkommande, t ex en gång i månaden?

Typiskt för projekt är att de på en viss tid ska åstadkomma ett (i bästa fall) väldefinierat resultat (projektets produkt) med en viss kvalitet till en viss kostnad. Att ha koll på kvalitetsstyrningen en av de största nyckelfaktorerna till framgång att leverera i tid och inom budget! Att inte ha koll på kvalitetsstyrningen är att be om förseningar och högre kostnader eftersom kvalitetsbristerna allra senast kommer upp till ytan när produkten levereras och då måste åtgärdas. Ofta både dyrt och sent.

Vad är kvalitetsstyrning?

Det finns såklart formella definitioner, t ex är det ett av de nio kunskapsområdena i PMIs PMBOK GUIDE. Den mest kända och sedan länge etablerade standarden för kvalitetsstyrning, och som fokuserar på att göra kunden nöjd med det vi producerar, är ISO 9001. Många har säkert drivit projekt i organisationer vars kvalitetsledningssystem är certifierat enligt ISO 9001 och på olika sätt förhållit sig till det. ISO 9001 säger väldigt lite konkret om projekthantering, alltså hur man i projektform gör kunden nöjd med den producerade produkten. Var kan man då få vägledning om bra projekthantering? Sedan några år finns glädjande nog en vägledande standard för projekthantering från ISO kallad ISO 21500. Arkatay Consulting är en del av den internationella grupp som utvecklar ISO-standarder inom projekt-, program- och portföljområdet.

Alla etablerade projektmetodiker har i någon mån processer för kvalitetsstyrning. Arkatays Klas Skogmar har skrivit ett whitepaper för Axelos, där han beskriver hur ISO 21500, PMBOK Guide och PRINCE2 kompletterar varandra. Se pressreleasen och länk till whitepaper här.

Förhoppningsvis kan vi inom de närmaste åren även få se projekt som styrs utifrån att man gift ihop en bra kvalitetsstyrning för att göra kunden nöjd med produkten som produceras, med ISO 14000, 26000 och 50001 som gör kunden nöjd även med under vilka omständigheter produkten kom till. Det finns alltså ett bra fundament av samlad erfarenhet kring framgångsrik projekthantering. Bra referensmaterial för alla projektledare!

Hur kommer man igång i praktiken?

Jag ska försöka beskriva ett praktiskt tillvägagångssätt genom att beskriva hur jag själv gör. Navet i min egen kvalitetsstyrning är att varje månad träffa en vald del av projektet, t e ett delprojekt, och göra en kvalitetsrevision.

Någon kanske invänder och menar att navet i kvalitetsstyrningen i ett projekt är att ha en bra plan för kvalitetsstyrning. Att ha en bra plan är viktigt men vanor vinner ofta över planer, så navet för mig är att föra en löpande dialog med projektet om hur vi kan bli bättre. I dialogen granskar jag projektet med valda projektfunktioner i konstruktiv anda och letar överensstämmelser med ”hur det ska fungera” samt notera avvikelser.

Hur det ska fungera utgår i kvalitetsstyrningssammanhang ofta från en standard men jag har märkt att man kommer mycket långt genom att arbeta enligt bild 1. Varje månad tar jag min projektbaseline för scope, tid, kostnad, kvalitet, resurser, kommunikation och riskhantering och ställer det emot hur projektet presterat genom att begrunda KPI:er, rapporter och beteenden. När man väl är igång med att göra detta t ex en gång i månaden, är det ett litet steg till att börja göra sina projektrevisioner t ex utifrån ISO 21500, alltså ISOs vägledande standard för projekthantering.

Tillsammans med projektets kvalitetsansvarige och varför inte en projektextern kvalitetsspecialist (t ex från Arkatay) väljer vi ut vilken del av projektet vi vill träffa den här gången. Vi kommunicerar ett antal frågor inför mötet samt bokar in själva revisionstillfället med vald del av projektet. Ett tiotal frågor är lagom för en tvåtimmars revision/förbättringssamtal.

Under själva revisionen letar vi överensstämmelser gentemot ”hur det ska fungera”, och noterar avvikelser. Varje sådan observation får en ägare som till ett visst datum ska återkomma med åtgärd på observationen. Ett verkligt exempel på hur det kan se ut efter en revision syns nedan.

Resten är vanlig ledarskapsmässig uppföljning av att åtgärderna skapas och sedan genomförs.

All tid inräknad, inklusive förberedelser, genomförande och uppföljning så tar detta mig som projektledare sammanlagt ungefär 8 timmar av månadens 170 arbetstimmar och ger då en helt ovärderlig inblick i projektets förmåga, samt möjlighet att under strukturerade och konstruktiva former föra ett förbättringssamtal med mina delprojektledare under för ändamålet avsatt tid. Nettobesparingen kan räknas i tid som inte behöver läggas på brandsläckning när något som kunde upptäckas vid en revision har gått riktigt fel och kan vara ansenlig.

Hur får man då tid/möjlighet/tillåtelse som projektledare att göra detta? En erfarenhetsmässig tumregel är att se all sin kvalitetsstyrning som ”vanliga” projektaktiviteter och hantera dem inte som något särskilt utan som en självklar del av det vanliga projektarbetet. Projektledaren kan då slippa bli utmanad för de ”onödiga kostnaderna som det där med kvalitetsstyrning orsakar”.

Så här arbetar jag och jag skulle inte kunna tänka mig att inte bedriva ett motsvarande aktivt kvalitetsstyrningsarbete. För det uppenbara blir så mycket uppenbarare: Aktiv kvalitetsstyrning leder till mer projektframgång!